Экспертиза ценности

В архивах организации часто скапливается огромное количество дел, которые со временем нужно утилизировать. Уничтожение документов происходит после экспертизы.

Экспертиза ценности документов изучает документы по определенным критериям, и определяет сроки хранения каждого дела в архиве. Экспертиза проводится по всем законам и нормам Российской Федерации.

Оформление дел

Существует довольно много правил, которые необходимо соблюдать при формировании дел в любой организации. Приведём некоторые из них: соблюдать хронологию при формировании дела; размещать документы в соответствии с заголовками дел; не размещать в дело лишние экземпляры документов; документы-ответы в делах помещать за документом-запросом.

Уничтожение документов

Одной из главных задач документооборота любой организации является отправка документов с истекшим сроком хранения на утилизацию. Уничтожение дел из архива может происходить только по результатам проведенной экспертизы.

У каждой организации есть собственный действующий перечень документов и номенклатура дел, именно по ней определяют сроки хранения документов. Иногда существующих типовых перечней недостаточно, тогда применяют отраслевые или создают собственные.

Переплетные работы

Как самостоятельный вид предоставляемых услуг и как часть общих услуг по архивации документов, специализированные организации осуществляют переплетные работы. На примере работы с бухгалтерскими документами можно проследить объем деятельности, который необходимо будет провести. 

Это, прежде всего, предварительная подготовка документов: комплектация их по хронологии или иному необходимому признаку, удаление ненужных файлов, скрепок и тому подобного, закрепление на листе формата А4 более мелких документов, например, чеков.

Номенклатура дел

Что такое номенклатура дел? Это, прежде всего, перечень заголовков дел, которые заводятся в любой организации. В них указываются сроки хранения документов, и оформляются они в установленном порядке.

Документами, которыми необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры, являются уставные регламенты организации. Номенклатура дел на предприятии составляется секретарем организации или другими сотрудниками, которым это поручено.

Сдача в архив

Все организации согласно законодательству обязаны хранить документы личного состава предприятия в собственных учреждениях, а при ликвидации предавать их в государственные архивы. 

Это могут быть городские, ведомственные или федеральные архивы. Документы по личному составу всегда должны быть оформлены и заархивированы, в соответствии с действующим законодательством.