В архивах организации часто скапливается огромное количество дел, которые со временем нужно утилизировать. Уничтожение документов происходит после экспертизы.
Экспертиза ценности документов изучает документы по определенным критериям, и определяет сроки хранения каждого дела в архиве. Экспертиза проводится по всем законам и нормам Российской Федерации.
Существует довольно много правил, которые необходимо соблюдать при формировании дел в любой организации. Приведём некоторые из них: соблюдать хронологию при формировании дела; размещать документы в соответствии с заголовками дел; не размещать в дело лишние экземпляры документов; документы-ответы в делах помещать за документом-запросом.
Одной из главных задач документооборота любой организации является отправка документов с истекшим сроком хранения на утилизацию. Уничтожение дел из архива может происходить только по результатам проведенной экспертизы.
У каждой организации есть собственный действующий перечень документов и номенклатура дел, именно по ней определяют сроки хранения документов. Иногда существующих типовых перечней недостаточно, тогда применяют отраслевые или создают собственные.
Как самостоятельный вид предоставляемых услуг и как часть общих услуг по архивации документов, специализированные организации осуществляют переплетные работы. На примере работы с бухгалтерскими документами можно проследить объем деятельности, который необходимо будет провести.
Это, прежде всего, предварительная подготовка документов: комплектация их по хронологии или иному необходимому признаку, удаление ненужных файлов, скрепок и тому подобного, закрепление на листе формата А4 более мелких документов, например, чеков.
Что такое номенклатура дел? Это, прежде всего, перечень заголовков дел, которые заводятся в любой организации. В них указываются сроки хранения документов, и оформляются они в установленном порядке.
Документами, которыми необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры, являются уставные регламенты организации. Номенклатура дел на предприятии составляется секретарем организации или другими сотрудниками, которым это поручено.
Все организации согласно законодательству обязаны хранить документы личного состава предприятия в собственных учреждениях, а при ликвидации предавать их в государственные архивы.
Это могут быть городские, ведомственные или федеральные архивы. Документы по личному составу всегда должны быть оформлены и заархивированы, в соответствии с действующим законодательством.