Рекомендации по созданию оптимальных условий хранения документов

Для содержания документов в хорошем состоянии необходимо специальное помещение. Его следует оборудовать системами хранения, пожарной и охранной сигнализациями, металлической входной дверью. Стеллажи и шкафы должны отвечать всем существующим ГОСТам и нормативам, так же как и их расположение внутри архива.

Помещение должно иметь свободное место для роста или для работы сотрудников. Следует внимательно выбирать место для создания архива, рядом не должно быть кухни или лаборатории, газовых или канализационных труб. Категория пожарной безопасности для такого помещения - «В», количество огнетушителей – 1 на 50 кв.м. 

Каждый пятый год следует проводить проверку архива, особенно важна чистота, уровень влажности и вентиляция. Показания приборов измерения записываются в журналы.

Техническое оснащение: световые приборы закрытого типа в плафонах, встроенная проводка, электрические щиты должны находиться в других помещениях.

Допуск посетителей только по пропускам. Для быстро ориентирования в архиве заводят картотеку и компьютеры, столы для работы сотрудников, копировальные машины, средства связи и прочие инструменты.

Перед уходом двери закрываются на замок и опечатываются до следующего дня. Печать и ключи лучше хранить в специальном месте. 

Статистика

Партнерам